Enterprise solution
KSeF-ready
ROI cockpit
Audit trail

–15% operating cost

DataIntegrator connects KSeF → budgets → approvals → payments into a single flow.
You see KPIs and ROI on one screen and approve straight from email in 2 clicks.

Book a Demo→See Our Materials (In PL)

From fixed cost to recurring profit.

We don’t want the software to be a permanent expense for you. Our ambition is for DI to be a consistent, documented source of profit—from the first quick wins to sustained ROI confirmed by KPIs. That’s why from day one we define metrics, launch the ROI Cockpit, and report results month over month.
We also monitor grants/subsidies.

Who we help?

We deliver the most value to companies with large, distributed OPEX: many cost cards/invoices, branches/projects, and strong compliance requirements.

🎯

CFO

Cost control, ROI, KPIs, predictability

👥

Finance

Budgets, limits, approval paths, reports

🛡️

Sales teams, Branches, Cost Centers

Numerous email/Teams automations. Operational efficiency excellence.

Our offer is more than just an implementation.

Together with 4VALUE Business Consulting, we combine settlement automation with practical business transformation: from KPI workshops and process mapping, through change communication, to full adoption. We provide systems, materials, training, and advisory that enable fast rollout and measurable results.

KPI & ROI Engine

We measure and report ROI—no guesswork. From day one we define KPIs, set a baseline and 30/60/90 goals. Management sees savings and variances in the ROI Cockpit, and a PDF lands with the CFO every month.

  • KPIs and goals defined from the start
  • ROI Cockpit + monthly PDF for the CFO
  • Baseline and 30/60/90 targets
  • Threshold and variance alerts
Learn More

KPI & ROI Engine

We place a strong emphasis on measuring outcomes and return on investment (ROI). Within DI we define key performance indicators (KPIs) and build an ROI Cockpit to continuously track whether the project delivers the expected, tangible business results. Every implementation starts with establishing baseline values and targets—so the client can see, in numbers, the benefits DI provides. The software must justify its cost through measurable value—it’s not only about cutting spend, but about supporting business goals. Our KPI/ROI engine provides exactly this transparency: management receives regular reports showing savings, process improvements, and other measurable effects of the rollout.

Umów Demo!

Result: data-driven decisions, visible savings month over month.

Pakiet Wsparcia Właściciela Procesu

Każdy koszt ma właściciela i zastępcę – bez chaosu przy rotacjach. Ustalamy RACI/DACI, dajemy onboarding 60 min i TL;DR dla decydentów, a system przypomina o zadaniach.

  • RACI/DACI i jasny podział odpowiedzialności
  • „2-in-a-Box”: matryca zastępstw
  • Onboarding 60 min + pakiet TL;DR
  • Przypomnienia/alerty dla właścicieli
Dowiedz się Więcej

Pakiet Wsparcia Właściciela Procesu

Ułatwiamy wyznaczanie i zarządzanie właścicielami budżetów/procesów tak, by każdy obszar kosztów miał przypisaną odpowiedzialną osobę, a rotacja kadr nie powodowała chaosu. W praktyce oznacza to, że DI pozwala łatwo zdefiniować właściciela dla każdego centrum kosztów czy projektu i zmienić go w razie potrzeby jednym kliknięciem. Jasne przypisanie właścicieli przekłada się na większą odpowiedzialność i kontrolę – wyznaczona osoba dba o prawidłowy przebieg procesu i trzyma rękę na pulsie wydatkówexpertivity.com. Taki model zwiększa sprawność organizacji bez dokładania obowiązków – właściciele nie muszą poświęcać nadmiernej ilości czasu na nadzór dzięki automatycznym alertom i raportom. Co więcej, jeżeli nastąpi zmiana na stanowisku (rotacja), nowy właściciel szybko przejmie obowiązki, bo DI zapewnia pełną widoczność historii decyzji (audit trail) i łatwy dostęp do dokumentacji.

Umów Demo!

Efekt: szybsze decyzje, większa odpowiedzialność, mniej wąskich gardeł.

Pakiet „Zielone Światło” dla IT

Dostarczamy wszystko, czego potrzebuje IT: bezpieczeństwo, zgodność i minimalny nakład pracy. Wybór chmura/on-prem, czyste API i plan integracji z ERP/KSeF.

  • Karta Zaufania Danych (RODO, retencja, dostęp)
  • Audit trail i kontrola uprawnień
  • Konektory + plan integracji (ERP/KSeF)
  • Minimalne obciążenie zespołu IT
Dowiedz się Więcej

Pakiet „Zielone Światło” dla IT

Doskonale rozumiemy, że wsparcie działu IT jest kluczowe dla powodzenia projektu, dlatego adresujemy potencjalne obawy IT już na starcie. W tym pakiecie skupiamy się na zdobyciu zielonego światła od IT poprzez zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa danych (szyfrowanie, kontrola dostępu, zgodność z RODO itp.) oraz minimalizację prac po stronie zespołu IT. DI może zostać wdrożony tak, by nie obciążać infrastruktury (np. w chmurze) i łatwo integrować się z istniejącymi systemami (np. ERP) – dzięki czemu dział IT nie czuje się zagrożony ani przeciążony dodatkową pracą. Wręcz przeciwnie, staramy się, by DI stał się dla IT sprzymierzeńcem: automatyzacja procesów odciąża ich od żmudnych zadań (np. ręcznego zbierania raportów z Excela), a jednocześnie nie narusza dotychczasowego ładu architektury (np. dzięki API i zgodności z politykami bezpieczeństwa). Efekt? Dział IT chętnie wspiera wdrożenie, mając pewność że system jest bezpieczny, zgodny z ich standardami i nie generuje ukrytych kosztów utrzymania.

Umów Demo!

Efekt: IT daje „OK” bez zaciągania hamulca ręcznego.

Plan Kontroli Kosztów (Blueprint)

W tydzień stawiamy budżety, limity i ścieżki akceptacji. Szablony przyspieszają start, a alerty pilnują dyscypliny – wszystko w jednym miejscu.

  • Szablony budżetów dla działów/projektów
  • Progi i ścieżki akceptacji wydatków
  • Polityki zakupowe + alerty przekroczeń
  • KPI kosztowe w kokpicie
Dowiedz się Więcej

Plan Kontroli Kosztów (Blueprint)

Pomagamy firmie stworzyć mapę kosztów i kontrole wydatków w ekspresowym tempie. Jeśli organizacja nie posiada formalnych budżetów, ułatwiamy ich ustanowienie – DI udostępnia szablony budżetów dla działów/projektów oraz mechanizmy zatwierdzania wydatków z progami akceptacji. Dzięki temu firma zyskuje przejrzystość finansową: ludzie wreszcie widzą, ile naprawdę wydają w poszczególnych kategoriach, co często bywa otrzeźwiające. Budżetowanie przestaje być straszne – staje się szybkim i prostym procesem, bo DI automatycznie agreguje dane, pilnuje limitów i wysyła powiadomienia o przekroczeniach. Nawet jeśli dotąd firma funkcjonowała bez sztywnych budżetów, pokazujemy korzyści z ich wprowadzenia: budżety pozwalają oszczędzać pieniądze i ujawniać możliwości rozwoju, które inaczej pozostałyby niewidoczne. Przy okazji implementacji budżetów, konfigurujemy też reguły kontroli – np. automatyczne blokowanie wydatku powyżej danego progu bez akceptacji przełożonego. Wszystko to znacząco podnosi dyscyplinę finansową w organizacji przy minimalnym wysiłku administracyjnym.

Umów Demo!

Efekt: przejrzystość i dyscyplina finansowa bez papierologii.

Bezproblemowy Okres Testowy

Pilotaż nie blokuje pracy – startujemy od małego zakresu i pokazujemy „quick wins”. Feedback zbieramy w 30 s, a poprawki dowozimy wg SLA 30/60/90.

  • Mały zakres na start (safe scope)
  • „Dziś uratowaliśmy: … zł” w kokpicie
  • SLA poprawek 30/60/90
Dowiedz się Więcej

Bezproblemowy Okres Testowy

Wdrożeniu DI towarzyszy bezproblemowy okres testowy dla użytkowników. Rozumiemy, że pracownicy obawiają się nowych narzędzi zakłócających ich rytm pracy, dlatego pilotaż systemu prowadzimy tak, by nie kolidował z bieżącymi zadaniami. DI można uruchomić równolegle do dotychczasowych metod (np. Excel) i stopniowo przenosić wybrane procesy do systemu. Co ważne, już w trakcie testów pokazujemy „quick wins” – czyli szybkie, wymierne usprawnienia widoczne od razu. Przykładowo: pierwsze rozliczenia delegacji w DI mogą wykazać oszczędność czasu księgowych o 30% dzięki automatycznej kategoryzacji wydatków. Takie wczesne sukcesy są kluczowe, bo badania pokazują, że projekty zmian z dostrzegalnymi szybkimi efektami znacznie częściej osiągają długofalowy sukces. Ponadto w fazie testów zbieramy intensywnie feedback użytkowników i błyskawicznie wprowadzamy poprawki. Krótkie pętle informacji zwrotnej sprawiają, że rozwiązanie jest doszlifowane zanim trafi na produkcję. Wszystko po to, by pracownicy chcieli uczyć się systemu – widząc, że nie utrudnia im pracy, a wręcz ją upraszcza i przyspiesza. Okres pilotażowy kończy się zazwyczaj pozytywnym nastawieniem zespołu: ludzie widzą sens zmiany, bo mogli jej doświadczyć na własnej skórze bez frustracji.

Umów Demo!

Efekt: użytkownicy chcą używać systemu, bo od razu widzą korzyści.

System Łatwego Przejścia na DI

W tydzień stawiamy budżety, limity i ścieżki akceptacji. Szablony przyspieszają start, a alerty pilnują dyscypliny – wszystko w jednym miejscu.

  • Import danych + odtworzenie formuł
  • Walidacje eliminujące typowe błędy
  • Workflow: jedna ścieżka akceptacji
  • Asysta „krok po kroku” dla zespołu
Dowiedz się Więcej

System Łatwego Przejścia na DI

Zapewniamy łatwe przejście z dotychczasowych narzędzi (np. Excel) na Data Integrator. Wiele firm wciąż opiera krytyczne procesy na skoroszytach Excel, co z czasem staje się wąskim gardłem – dlatego migracja do DI jest projektowana tak, by od pierwszego dnia pokazać przewagę nad Excelem. Importujemy istniejące dane (budżety, historię wydatków) do systemu i odtwarzamy logikę kalkulacji wbudowanymi formułami DI, dzięki czemu użytkownicy widzą znajome liczby, ale w bardziej przyjaznym środowisku. Różnica polega na tym, że DI eliminuje typowe bolączki Excela: ręczne błędy i chaos wielu plików. Analizy wskazują, że nawet 90% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy – w DI te błędy znikają, bo dane są scalone w jednej spójnej bazie, a wbudowane mechanizmy walidacji czuwają nad poprawnością. Ponadto Excel nie oferuje kontroli wersji ani przepływu akceptacji, co przy większej skali generuje bałagan i frustrację. Data Integrator rozwiązuje to poprzez workflow – każda zmiana jest rejestrowana, wymagane zgody zbierane automatycznie, a użytkownicy pracują zawsze na aktualnej wersji danych. Przejście na DI upraszcza procesy – czynności, które w Excelu wymagały wielu maili i scalania plików, tu odbywają się jednym kliknięciem i są w pełni audytowalne. Nasi konsultanci towarzyszą użytkownikom w pierwszych krokach – dzięki temu różnica na plus jest oczywista i opór przed porzuceniem Excela szybko znika.

Umów Demo!

Efekt: mniej maili, mniej błędów, szybsze rozliczenia.

Program Łatwego Utrzymania DI

Utrzymanie po naszej stronie – przewidywalnie. Monitoring, aktualizacje i przeglądy; jasne SLA i roadmapa rozwoju „na życzenie”.

  • Ciągłe wsparcie
  • Monitoring, aktualizacje, przeglądy
  • Helpdesk + konsultacje optymalizacyjne
  • SLA i przewidywalny koszt
Dowiedz się Więcej

Program Łatwego Utrzymania DI

Wdrożenie to jedno, ale utrzymanie systemu w dłuższej perspektywie bywa wyzwaniem – dlatego oferujemy program łatwego utrzymania DI. Jego założenie jest proste: minimum wysiłku ze strony klienta, maksimum korzyści. Dostosowujemy model supportu do preferencji klienta: może on wybrać pełen outsourcing administracji DI (gdzie my zajmujemy się wszystkim – aktualizacjami, backupami, pomocą użytkownikom), albo model mieszany (np. klient sam tworzy nowych użytkowników i budżety, a my dbamy o infrastrukturę), czy nawet pełne przeszkolenie zespołu IT klienta do samodzielnego utrzymania. DI jest rozwiązaniem dojrzałym i nie wymagającym dużych nakładów na utrzymanie, zwłaszcza przy prawidłowej konfiguracji. Regularna opieka (monitoring, przeglądy) zapobiega jednak ewentualnym problemom, zanim urosną – proaktywne usuwanie usterek poprzez regularny serwis znacznie zmniejsza ryzyko przestojów i zakłóceń działalności biznesowejswitchsoftware.io. Oprogramowanie pozostaje szybkie, bezpieczne i aktualne, bo dbamy o wgrywanie poprawek bezpieczeństwa oraz dostosowanie do zmieniających się potrzeb (np. nowe funkcje na życzenie). Dział finansowy czy operacyjny klienta nie musi obawiać się, że po wdrożeniu zostaną z systemem sami – dajemy pełne wsparcie powdrożeniowe, czy to w formie hotline dla użytkowników, czy okresowych konsultacji optymalizacyjnych. Krótko mówiąc: DI staje się stabilnym elementem środowiska IT, który rozwija się wraz z firmą, a klient ma komfort wyboru, jak bardzo chce się angażować w jego utrzymanie.

Umów Demo!

Efekt: stabilny system, spokój dla biznesu i IT.

Dofinansowanie Europejskie do wdrożenia:

Chcesz wdrożyć DataIntegrator w swojej firmie i uzyskać dofinansowanie? Skorzystaj z możliwości oferowanych przez programy unijne, takie jak:

  • Grant na cyfryzację
  • Bon na cyfryzację
  • Programy typu TIK, SMART

Dofinansowanie może wynosić od 50% do 85% kosztów wdrożenia, w zależności od programu.

Zapytaj O Dofinansowania

Scroll to Top